Tầm quan trọng của ghi chép nhật ký trong phòng thí nghiệm

Sổ nhật ký phòng thí nghiệm là hồ sơ về các hoạt động trong phòng thí nghiệm, được sử dụng để lưu giữ các thông tin liên quan đến các hoạt động của phòng thí nghiệm như: việc sử dụng các thiết bị thử nghiệm, hóa chất, chất chuẩn, vật tư tiêu hao, điều kiện môi trường thử nghiệm, các bước thí nghiệm được thực hiện, kết quả của các thí nghiệm và các lý giải có liên quan… Việc ghi chép nhật ký là điều cần thiết và quan trọng trong việc quản lý, nghiên cứu và hồi cứu.

Một phòng thí nghiệm có thể có các bộ nhật ký khác nhau tùy thuộc vào bản chất của các hoạt động được thực hiện. Các hồ sơ như vậy về cơ bản phục vụ các yêu cầu được quy định bởi các cơ quan quản lý và giúp đảm bảo chất lượng kết quả xét nghiệm. Dưới đây là một số nhật ký thường được sử dụng trong phòng thí nghiệm.

1. Nhật ký tuân thủ quy định
Khi các phòng thí nghiệm được các Tổ chức công nhận Quốc gia hoặc Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) chứng nhận việc tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng tương ứng để tiến hành các thử nghiệm, kiểm định, giám định, chứng nhận sự phù hợp của hàng hóa, quá trình sản xuất, cung ứng dịch vụ dựa trên cơ sở nguồn lực và năng lực. Do đó, các phòng thí nghiệm bắt buộc phải có các bản ghi nhật ký ở dạng bản ghi giấy hoặc phần mềm liên quan đến hoạt động thử nghiệm. Chúng được xem là bằng chứng cụ thể, quan trắc gốc cho quá trình thực hiện, nếu không có các hồ sơ này thì có thể dẫn đến việc thu hồi chứng nhận được cấp bởi các cơ quan đó.

2. Nhật ký thiết bị

Nhật ký thiết bị hay nhật ký sử dụng thiết bị nhằm quản lý, theo dõi quá trình sử dụng, bảo trì, bảo dưỡng và hiệu chuẩn các trang thiết bị. Thông tin tóm tắt trong nhật ký sử dụng như thời gian hoạt động, trạng thái sử dụng, người sử dụng, nội dung bảo trì bảo dưỡng, nội dung sự cố thiết bị và hành động khắc phục.

Tuổi thọ sử dụng của một thiết bị phụ thuộc vào quá trình bảo trì, bảo dưỡng và hiệu chuẩn định kỳ của nó. Nhật ký của các hoạt động này xác nhận rằng các hoạt động bảo trì, bảo dưỡng, hiệu chuẩn thực sự được thực hiện theo yêu cầu. Báo cáo kết quả hiệu chuẩn và dữ liệu hỗ trợ xác thực thêm rằng các hoạt động này đã được thực hiện.

3. Nhật ký nhận mẫu và xử lý mẫu

Quản lý mẫu là một hoạt động quan trọng đánh giá hiệu quả hoạt động phòng thí nghiệm. Điều này bao gồm ngày nhận mẫu, chi tiết mẫu, ngày bắt đầu, ngày hoàn thành phân tích và ngày xử lý mẫu. Hơn nữa sổ ghi nhật ký giúp theo dõi mẫu trong suốt chu kỳ phân tích và giúp loại bỏ các tắc nghẽn trong trình tự phân tích.

4. Nhật ký về điều kiện môi trường phòng thí nghiệm

Một số thử nghiệm và hiệu chuẩn rất nhạy cảm với những thay đổi trong điều kiện môi trường trong phòng thí nghiệm. Các yếu tố môi trường bao gồm nhiệt độ, độ ẩm, áp suất khí quyển và ánh sáng. Nhật ký về các thông số trên giúp phòng thí nghiệm có hành động khắc phục kịp thời và đảm bảo sự tin cậy cao hơn cho kết quả được báo cáo.

5. Nhật ký ghi chép thực nghiệm

Sổ nhật ký ghi chép thực nghiệm chứa các chi tiết thử nghiệm/thí nghiệm hoàn chỉnh được sử dụng để phân tích, đọc quan sát, tính toán kết quả cùng với dữ liệu hỗ trợ như đồ thị, phổ hoặc sắc ký đồ. Giữ một bản ghi đầy đủ và chính xác về các phương pháp và dữ liệu thử nghiệm là một phần quan trọng của khoa học và kĩ thuật. Sổ ghi chép trong thực nghiệm là một hồ sơ minh chứng về những gì đã làm và những gì quan sát trong phòng thí nghiệm.

         Những điểm chính trong sổ nhật ký ghi chép:

+ Thời gian thực hiện, chữ viết gọn gàng và dễ đọc.

+ Mục tiêu, mục đích thí nghiệm được nêu rõ hay các công việc sẽ thực hiện.

+ Kế hoạch phát thảo hoặc sơ đồ, quy trình được mô tả rõ ràng từng bước và ngắn gọn.

+ Dữ liệu thô, các bước tính toán kết quả cụ thể từ dữ liệu thô được thực hiện gọn gàng, chi tiết.

+ Gạch bỏ lỗi với một dòng giải thích hoặc chú thích.

+ Kết luận đạt hoặc chưa đạt so với mục tiêu, mục đích thử nghiệm/thí nghiệm.

Tài liệu tham khảo:

1. Ryan, P. “Keeping a Lab Notebook
2. Hunter, I.W. and Hughey, B.J. “Instructions for Using Your Laboratory Notebook”.

Nguồn bài viết: Viện Pasteur Nha Trang